特定電子メール法を踏まえたメールの書き方を教えてください。

特定電子メール法を踏まえたメールの書き方を教えてください。

特定電子メール法を踏まえたメール作成のポイント

前提知識 

まず、メール送信を規制する法律が定められております。

●特定電子メールの送信の適正化等に関する法律

●特定電子メールの送信等 に関するガイドライン (総務省)

●特定電子メールの送信の適正化等に関する 法律のポイント

また、下記が弊社の利用規約となります。

●MyASP利用規約

したがいまして、メールを配信される場合は、
メール受信者からクレーム(迷惑メール通報)を受けないような
対応に心がけてください。

それでは、次にメール作成のポイントをお伝えします。

ポイント1:オプトイン規制 

広告宣伝メールに係るオプトイン規制とは、
あらかじめ同意した者に対してのみメールを送信することができます。

メールアドレスを取得するためのオプトインページには、

・読者登録時に販売者の名前、情報がわかる
・登録フォームに販売者のプライバシーポリシー等の表示、またはリンクがある
・誰からメールが送られるか(メルマガの名前なども含めて)明確な記載がある

など登録者にわかりやすく表記してあることが前提となります。

具体的なケースをご紹介します。

ケース1:読者リストを共同利用(協賛登録)で取得する場合

プライバシーポリシーに
「共同利用する場合がございます」という記載だけでは、
「エンドユーザー(個人情報の当事者)」
に向けての情報公開がされていないため
共同利用先に情報を提供することができません。

※読者リストの共同利用について

2017年5月の個人情報保護法の改正により
すべての個人情報を扱う事業主(会社)に対して
取得元と個人情報の利用範囲を明確化していただく必要があります。

同じ会社・制作・運営でも個人情報を取得時の利用範囲を超える運用は
違法になりますので対応お願い致します。

《個人情報保護法改正について(平成29年5月30日)》

従いまして、共同利用先の情報(会社名、メールアドレス、氏名、住所、電話番号、HP)など
利用範囲も具体的に表記して頂く必要がございます。

一例ですが、下記を参考にしてください。

ビジネス・パートナー(ビジネスパートナーには、株式会社*****、株式会社*****の2社が参加しており、以下あわせて「ビジネス・パートナー」といいます)

ケース2:読者リストを販売している業者から購入する場合

個人情報保護委員会に
「オプトアウトによる第三者提供の届出」をすることが必要になっています。

この届出が出されていない読者リストに対してメールを送った場合、
違法となりますので、ご注意ください。

個人情報保護委員会:オプトアウトによる第三者提供の届出

ケース3:イタズラ登録などで登録されてしまって、迷惑通報される可能性がある場合

イタズラなどで本来のメールアドレス持ち主以外の人間でも、
登録できてしまいます。

その場合、そのメールアドレスの持ち主は、
「登録した覚えがない」と認識され、
最悪、迷惑メール通報をされてしまうことが考えられます。

その対策として、ダブルオプトイン導入をお薦めします。

ダブルオプトインをとっていただくことで、
本当に必要な人にのみ配信することができます。
別のシナリオを作成し、ダブルオプトインを
とっていただくことをおすすめ致します。

ダブルオプトインの導入方法を教えてください。

ケース4:オプトインを取ったこと忘れてしまっている・認識していない場合

レポートダウンロードサイトなどから取得したリストの場合、
協賛登録は承諾していることになりますので、
その点につきましては問題ありませんが、

オプトインが取れているが
登録であることを認識していない場合や、
忘れてしまっている人がいる可能性もございますので、
不要なら配信解除をしてもらうよう
案内していただければと思います。

一つの例にすぎませんが、メルマガの冒頭に
取得元を記載して送信いただくのも一手段ではないかと思います。

例)
——————————–
このメールは******ご購読の際に
登録いただいた方、または協賛登録された方に
配信しております。
ご不要の方は
下記のURLから配信解除をお願いいたします。
%cancelurl%
——————————–

もう一つの方法として、
短縮URL(クリック分析)の機能とポイント機能を利用することで
メールを読んでいない人、読んでいる人を抽出することができます。

メールを読んでいない人を抽出する方法

ポイント2:同意を証する記録の保存 

広告宣伝メールの送信に当たっては、受信者から送信することについて
同意をとっている旨の記録を保存する必要があります。

・保存するものは、同意を受けた際の状況を示す記録(時期と方法など)
・保存期間は、記録の保存に係る広告宣伝メールを最後に送信した日から1ヶ月
 (ただし、特定電子メール法に基づく措置命令を受けた場合は、1年間)

参照:特定電子メールの送信の適正化等に関する 法律のポイント P2

弊社では、迷惑メール通報があった際には、
現在のシナリオに登録されているリストを含めて

・メールアドレスの取得元サイトURL(どこでアドレスを取得したのか)
・プライバシーポリシーURL(どのようなポリシーで配信しているか)

のご提示をお願いしております。

ポイント3:表示義務 

広告宣伝メールの送信にあたって、配信者情報の表示が義務付けれらています。

参照:特定電子メールの送信の適正化等に関する 法律のポイント P3

とあります通り、
配信されるメールには

 ・配信者情報
 ・配信解除リンク

が必須となります。

配信者情報について

特定電子メール法のガイドラインより、
メール最後に、配信者情報を設けてください。

一例ですが、下記のようなカタチです。

====================
【このメールの送信者】 ○○△△株式会社
【配信停止手続はこちらから】 %cancelurl%
【送信者への問合せはこちら】 住所:××市○○町**丁目
TEL:**-****-****
E-Mail:○○△△@***.ne.jp
URL:http://www.○○○.htm

====================

配信解除リンクについて

配信しているメールに「解除リンク」をしっかり記載しているにもかかわらず、
迷惑メール通報の迷惑メール該当理由 に
「登録の解除ができない」や
「登録の解除を行なっても何度もメールが届く」
と迷惑メール通報されることがございます。

そういった場合の対策として、
下記のマニュアルをご覧ください。

「配信解除できない」そんなときは?

ポイント4:送信元アドレスのなりすまし禁止 

送信元アドレスをなりすましや、送信元が表示しないように設定してメールを送ってはならない

参照:法第5条[送信者情報を偽った送信の禁止]

弊社ではなりすまし防止のため、
確実に本人確認ができるよう、
ご契約時に住所を番地、マンション名、部屋番号まで
ご記入頂くようお願いしております。

ケース:システム的に「なりすまし」と判断される

マイスピーから配信されるメールの差出人メールアドレスのドメイン名と
配信サーバー(ご利用マイスピー)のドメイン名が違っていた場合、
受信サーバー側で「なりすまし」と判断されてしまいます。

そこで、パーソナル(専用サーバー)プラン以上をご利用いただくことで、
ご利用マイスピーのドメイン名と同じ
ドメインのメールアドレスを4つ提供しております。

このメールアドレスを差出人メールアドレスとして
ご利用いただくことで、
配信サーバーのドメイン名とメールアドレスのドメイン名を
一致させることができます。

その結果、
「なりすまし」と判定されなくなり、
迷惑メール判定を受けにくくなります。

そのうえで、SPF設定しておりますので、
到達率を高くご利用頂けれる仕組みになっております。

「SPF」とは、メールの送り主(差出人)が、どのサーバーからメールを送ります
というものを公開するための仕組みです。

ご自身で管理されている独自ドメインのメールアドレスを
差出人メールアドレスとして利用される場合、

SPF設定をすることで、
差出人メールアドレスと配信サーバーのドメインが違った場合でも
「なりすまし」として判断されないようになります。

特に最近では、
Gmail宛やiCloud宛にSPF設定をしていないメールアドレスから配信を行いますと、
サーバー自体が外部ブロックリストに
登録されてしまうことが多くなっておりますので、
SPF設定を推奨しております。

SPF設定のマニュアル

特定電子メール法を守らない場合の罰則 

「特定電子メール法」のルールを守っていないメールは違法となり、下記のような罰則を
課せられる可能性がありますのでご注意ください。

参照:特定電子メールの送信の適正化等に関する 法律のポイント P5 主要な罰則

・送信者情報を偽った送信

1年以下の懲役または100万円以下の罰金
法人の場合は、行為者を罰するほか、法人に対して3000万円以下の罰金
※総務大臣及び内閣総理大臣による命令の対象ともなる


・架空電子メールアドレスあて送信、受信拒否者への送信、表示義務違反、同意のない者への送信

総務大臣及び内閣総理大臣による命令
命令に従わない場合は、
1年以下の懲役または100万円以下の罰金
法人の場合は、行為者を罰するほか、法人に対して3000万円以下の罰金

・同意の記録義務違反

総務大臣及び内閣総理大臣による命令。
命令に従わない場合、100万円以下の罰金
(法人の場合は、行為者を罰するほか、法人に対して100万円以下の罰金)

迷惑メール通報が寄せられた場合の弊社の対応

迷惑メール通報があった場合には

特定電子メールの送信の適正化等に関する法律
弊社の利用規約


に基づいて、事実確認のメールを送らせていただく場合や、
アカウントを一時停止する場合があります。

また、通報があった際には、管理画面上部に警告テロップを表示致します。
下記のマニュアルを参考にご対応ください。

迷惑メール通報があった場合の対応手順
トップ画面で警告テロップが出たのですが、これはどうしてですか?

以上となります。
法律を遵守した運用に心掛けてください。

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